Info om omlegging av økonomirutiner i NSM
Som ett av flere tiltak for å forenkle og forbedre økonomistyringen og redusere kostnader, samt få en enklere og samlet oversikt over - og oppfølging av alle gaveinnbetalinger, har landsstyret vedtatt følgende i sak 5/19 pkt. 2 og 4:
2) Landsstyret vedtar at antall bankkontoer i Samemisjonen reduseres, og at det kun er en felles gavekonto i NSM. Dette informeres om i Samenes Venn, på nettsiden og i kretsblader. Leirstedene beholder egne bankkonti inntil videre.
4) Norges Samemisjon er èn organisasjon, med ett regnskap og ett felles organisasjonsnr. Kretsenes inntekter og utgifter fremkommer som avdelinger i NSMs ene regnskap. Landsstyret avlegger regnskapet og vedtar budsjettet for organisasjonen.
Dette betyr følgende:
1. Det skal være èn driftskonto for Samemisjonen, og følgelig også ett felles bankkontonummer for alle innbetalinger av gaver, kollekter, basarinntekter osv.
2. Kretsenes bankkontoer skal fases ut i løpet av høsten og være gjennomført innen utgangen av 2019.
3. Samemisjonens sentrale drifts- og gavekonto er fortsatt 3000.15.18530. Dette er dagens innbetalingskonto.
4. Gavebeløpene blir som før godskrevet den aktuelle kretsen som giveren tilhører. Likedan blir alle utgifter/utbetalinger fra den sentrale driftskontoen regnskapsført på de aktuelle kretsenes kostnadssted (avdelingsnummer) i Samemisjonens ene, sentrale regnskap.
5. Det skal også bare være ett Vippsnr: 600500 fra og med 2020.
6. a. Bankkontoene for Troms krets, Trøndelag krets, Møre, Bergen og Oslo fases ut av bruk allerede nå i oktober/november. Det betyr at kretsene må begynne å sende fakturaer, andre utgiftsbilag til hovedkontoret, som så godkjenner og sender utbetalingsbilagene til regnskapskontoret.
6. b. Stavanger krets beholder inntil videre sin driftskonto og Vippsnr til det er avklart mer ang innbetalingsoppfølging mv for leir og utleie knyttet til Nordlys. Men gaver, kollekter o.l betales inn til/overføres til sentral bankkonto også fra Stavanger krets. Likedan de fleste fakturaer.
7. Innbetalinger til kretsenes kontoer vil naturlig nok fortsatt komme inn i løpet av de siste av årets måneder. Og det er viktig at innbetalingene blir registrert på de aktuelle giverne eller formål i regnskapet som før, f.eks innbetaling av loddkjøp, basarinntekter osv. Dette blir ordnet som før av kretsene - i samarbeid med hovedkontoret og regnskapskontoret.
8. Ved utløpet av oktober måned 2019 skal innestående på kretsenes bankkontoer overføres til den sentrale bankkontoen, likedan gjøres dette ved utgangen av november og desember 2019.
9. Dersom noen kretsarbeidere, eller frivillige har utlegg/utgifter for Samemisjonen, kan de skrive reiseregning/utleggs-skjema m/kvitteringer og sende til administrasjonen/Hovedkontoret - som så kontrollerer og videresender til regnskapskontoret som refunderer og regnskapsfører utgiftene.
10. Det aller beste/enkleste angående tjenesteutgifter, er om ansatte og andre i kretsene betaler utgiftene med sitt private kredittkort (som ofte har man da kreditt-tid på inntil 45 dager. Så kan man sende kredittkortfakturakopi m/underbilag, forklaring - til Hovedkontoret for refusjon).
11. Hovedkontoret vil i samarbeid med Omstillingsutvalget, kretsene og regnskapskontoret sørge for at kretsenes bankkontoer og tilhørende fullmakter formelt og teknisk blir avsluttet fra og med 2020. Dette gjelder også avslutning/opphør av eget organisasjonsnummer som noen kretser har.
12. Hvis det er spørsmål, uklarheter kan leder i Omstillingsutvalget kontaktes. Arve M. Abelsen, tlf 909 10 824.
Så håper vi at vi alle bidrar positivt til at denne omleggingen skjer så greit som mulig - og at vi er innstilt på å løse problemer når de dukker opp. Målet er å få på plass en effektivt, sikker, rimeligere og bedre økonomistyring.
Med vennlig hilsen
Roald Gundersen
Daglig leder
